取引先より訃報を受け取ったら、まず第一に実務担当者、あるいは上司に対して報告をして、指示を仰いで、敏速に対処する必要があります。電話などの方法でダイレクトに訃報を受けるケースがありますが、冷静さを保って応じる事を心がけます。
なにより上司に報告し通夜に出るか、或いは弔電を利用することによって完了させるかなどの指示をあおぎましょう。自分の会社のケースでは、故人の役職によりましては緊急役員会が求められることもあり得ます。その際も、応対は上司、あるいは実務担当者の指示に追随することが重要になります。
また、新聞、あるいは人から取引先の訃報を掴んだ場合は、取引を行っている実務担当者や総務などに問い合わせると賢明でしょう。それに加えて、供花に関してはエリアや宗教によって違ってきます。さらに故人の意思そして祭壇の影響で、辞退されるケースもあるので、あらかじめ確かめておくことが重要になります。そして、受付において名刺を出すというようなケースで名刺の右肩に対して弔と記入しましょう。若しくは名刺の左下を内側に曲げて出します。加えて、名刺を渡したとしても絶対に弔問者名簿に記入することを忘れることがないようにしましょう。そして、上司に代わって葬儀に出席するケースでは、上司の名刺に対して弔と記入して、自分自身の名刺に対し、代と書き記して出すとよいでしょう。こうした時に、記帳に関しては上司の肩書き及び名前を書き記しますが、不用意にも自分自身の名前を記入しないように注意することが重要です。
